DIAGRAMA DE FLUJO
Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un
proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que
contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos
del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la
dirección de flujo del proceso.
El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las
actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial ente
ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con
las demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el
proceso, la existencia de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso,
las operaciones de interdepartamentales… Facilita también la selección de
indicadores de proceso
En primer lugar, facilita la obtención de una visión
transparente del proceso, mejorando su comprensión. El conjunto de
actividades, relaciones e incidencias de un proceso no es fácilmente
discernible a priori. La diagramación hace posible aprehender ese conjunto e ir
más allá, centrándose en aspectos específicos del mismo, apreciando las
interrelaciones que forman parte del proceso así como las que se dan con otros
procesos y subprocesos.
Permiten definir los límites de un
proceso. A veces estos límites no son tan evidentes, no estando definidos los
distintos proveedores y clientes (internos y externos) involucrados.
El diagrama de flujo facilita la identificación de los
clientes, es más sencillo determinar sus necesidades y ajustar el proceso hacia
la satisfacción de sus necesidades y expectativas.
Estimula el pensamiento analítico en el momento
de estudiar un proceso, haciendo más factible generar alternativas útiles.
Proporciona un método de comunicación más eficaz,
al introducir un lenguaje común, si bien es cierto que para ello se hace
preciso la capacitación de aquellas personas que entrarán en contacto con la
diagramación.
Un diagrama de flujo ayuda a establecer el valor agregado de cada una
de las actividades que componen el proceso.
Igualmente, constituye una
excelente referencia
para establecer mecanismos de control y medición de los procesos, así como de los
objetivos concretos para las distintas operaciones llevadas a cabo.
Facilita el estudio y aplicación de
acciones que redunden en la mejora de las variables tiempo y costes de actividad e
incidir, por consiguiente, en la mejora de la eficacia y la eficiencia.
Constituye el punto de comienzo indispensable para
acciones de mejora, rediseño o reingeniería.
Las actividades de análisis y diagramación de procesos ayudan a la
organización a comprender cómo se están desarrollando sus procesos y
actividades, al tiempo que constituyen el primer paso para mejorar las
prácticas organizacionales.
Diagramar es establecer una representación visual de los procesos y
subprocesos, lo que permite obtener una información preliminar sobre la
amplitud de los mismos, sus tiempos y los de sus actividades.
La representación gráfica facilita el análisis, uno de cuyos objetivos
es la descomposición de los procesos de trabajo en actividades discretas.
También hace posible la distinción entre aquellas que aportan valor añadido de
las que no lo hacen, es decir que no proveen directamente nada al cliente del
proceso o al resultado deseado. En este último sentido cabe hacer una
precisión, ya que no todas las actividades que no proveen valor añadido han de
ser innecesarias; éstas pueden ser actividades de apoyo y ser requeridas para
hacer más eficaces las funciones de dirección y control, por razones de
seguridad o por motivos normativos y de legislación.
Todas estas razones apuntan hacia el diagrama de flujo de procesos como
un instrumento primordial para la correcta gestión de los procesos.
La realización de un diagrama de flujo es una actividad íntimamente
ligada al hecho de modelar un proceso, que es por sí mismo un componente
esencial en la gestión de procesos.
Frecuentemente los sistemas (conjuntos de procesos y subprocesos
integrados en una organización) son difíciles de comprender, amplios, complejos
y confusos; con múltiples puntos de contacto entre sí y con un buen número de
áreas funcionales, departamentos y personas implicadas. Un modelo una
representación de una realidad compleja) puede dar la oportunidad de organizar
y documentar la información sobre un sistema. El diagrama de flujo de proceso
constituye la primera actividad para modelar un proceso.
Pero ¿qué es un modelo? Un modelo es una representación de una realidad
compleja. Modelar es desarrollar una descripción lo más exacta posible de un
sistema y de las actividades llevadas a cabo en él.
Cuando un proceso es modelado, con ayuda de una representación gráfica
(diagrama de flujo de proceso), pueden apreciarse con facilidad las
interrelaciones existentes entre distintas actividades, analizar cada
actividad, definir los puntos de contacto con otros procesos, así como
identificar los subprocesos comprendidos. Al mismo tiempo, los problemas pueden
ponerse de manifiesto claramente dando la oportunidad al inicio de acciones de
mejora.
Elaboración
del Diagrama de Flujo
El diagrama de flujo debe ser realizado por un equipo de trabajo en el
que las distintas personas aporten, en conjunto, una perspectiva completa del
proceso, por lo que con frecuencia este equipo será multifuncional y
multijerárquico.
Determinar el proceso a diagramar.
Definir el grado de detalle. El diagrama de
flujo del proceso puede mostrar a grandes rasgos la información sobre el flujo
general de actividades principales, o ser desarrollado de modo que se incluyan
todas las actividades y los puntos de decisión. Un diagrama de flujo detallado
dará la oportunidad de llevar realizar un análisis más exhaustivo del proceso.
Identificar la secuencia de pasos del
proceso. Situándolos en el orden en que son llevados a cabo.
Construir el diagrama de flujo. Para ello se
utilizan determinados símbolos. Cada organización puede definir su propio grupo
de símbolos. En la figura anterior se mostraba un conjunto de símbolos
habitualmente utilizados. Al respecto cabe decir que en la figura “Conector de
proceso” es frecuentemente utilizado un círculo como símbolo. Para la
elaboración de un diagrama de flujo, los símbolos estándar han sido
normalizados, entro otros, el American
National Standars Institute (ANSI).
A continuación se presentan dos ejemplos de diagrama de flujo de
proceso.
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